Toastmaster

To życzliwy gospodarz prowadzący spotkanie zgodnie z agendą. Toastmaster dba o pozytywną atmosferę spotkania, zapowiada każdego mówcę i prowadzi temat dnia. Toastmaster to najważniejsza rola podczas spotkania. Spraw, by uczestnicy czuli, że wszystko idzie zgodnie z planem.

 

Twoje korzyści

  • Zarządzanie ludźmi

To Ty w głównej mierze decydujesz kto przejmie jaką rolę podczas spotkania. A nawet jeśli zadanie wyboru uczestników spotkania delegujesz komuś innemu to… delegowanie też jest zarządzaniem ludźmi. Te czynności zapewne wyzwolą w przyszłości w Tobie (jeszcze) większą pewność siebie w zarządzaniu.

  • Praca w zespole

Aby spotkanie mogło przebiegać według zamierzeń nie wystarczy samodzielna praca Toastmastera. Warto niektóre zadania delegować lub wykonać je z pomocą innych. Przykładowo potrzebujesz znaleźć osoby, które podejmą się ról? Możesz poprosić o pomoc głównego oceniającego.

  • Występowanie publiczne w cieniu innych

Toastmaster to osoba, która prowadzi słuchaczy poprzez kolejne etapy spotkania. Nie jest to jednak główna gwiazda wieczoru. Gwiazdorami numer jeden są mówcy. Rola Toastmastera może zatem nauczyć pokory i umiejętności występowania w cieniu tych, którzy z natury mają błyszczeć.

 

Korzyści uczestników spotkania

  • Nowy temat – nowa wiedza

Toastmaster najczęściej wybiera temat z jego repertuaru zainteresowań, a co za tym idzie zna się na nim. To oznacza, że dzięki samemu wstępowi dowiemy się być może czegoś nowego o dziedzinie, która czasem zaskakuje nawet swoim samym istnieniem.

  • Wypowiedz się

W odpowiedniej chwili będzie miało miejsce pytanie dnia. Związane ono jest z tematem spotkania. Czasem zaskakujące, czasem zastanawiające. Do doskonała szansa, by podzielić się swoim zdaniem. Uwierz, czasem ile ludzi tyle opinii. A może odpowiedz innych Cię zainspiruje…

  • Możliwość wzięcia roli w spotkaniu

Już wiesz kto będzie Toastmasterem? To doskonale! Zgłoś się do niego, by podjąć się roli na spotkaniu. Jeżeli nie jesteś pewien jaka rola jest jeszcze wolna albo w czym mógłbyś się najlepiej spełnić to zapewne prowadzący spotkanie z chęcią Ci przydzieli odpowiednie stanowisko

 

Najlepsze praktyki:

Przed spotkaniem:

  1. Zapoznaj się z założeniami projektu z podręcznika Kompetentny Lider.
  2. Zapisz się na rolę w easy speaku ( możesz to zrobić tu )
  3. W razie pytań skontaktuj się ze swoim mentorem lub Wiceprezesem ds. Edukacji
  4. Wybierz temat, który pobudzi wyobraźnię uczestników, a Tobie pozwoli zgromadzić materiał wystarczający na całe spotkanie.
  5. Przekaż Wiceprezesowi ds. PR temat i opis spotkania, coś o sobie i zdjęcie nawiązujące do tematu spotkania (najpóźniej 7 dni przed spotkaniem).
  6. Przygotuj pytanie dnia – związane z tematem, które nie będzie zbyt trudne lub zachęcające do ględzenia. Osobiste doświadczenia są najlepszym źródłem inspiracji.
  7. Potwierdź obecność osób funkcyjnych, mówców oraz postaraj się obsadzić brakujące role. Lista osób biorących udział w spotkaniu dostępna jest w programie Easy-Speak. Mówcy powinni podać swoich oceniających.
  8. Dowiedz się, jaki jest temat każdej z mów, który projekt jest realizowany przez mówcę i jakie są cele tych projektów.
  9. Przygotuj i wydrukuj agendę spotkania (z programu Easy-Speak lub przygotowaną samodzielnie).
  10. Wymyśl, w jaki sposób ustawić się do zdjęcia grupowego nawiązującego do tematu spotkania.

Tuż przed spotkaniem:

  1. Przynieś na spotkanie swój podręcznik i poproś jednego z członków klubu, aby ocenił Twoją rolę.
  2. Rozłóż agendę i jeśli potrzebujesz, udekoruj salę i/lub przygotuj pomoce wizualne.
  3. Rozpakuj zestaw Toastmastera – zestaw zawiera instrumenty dla osób funkcyjnych i inne pomocne narzędzia. Zestaw udostępni Tobie Dyrektor  ds. Administracyjnych. Upewnij się też, że wszystkie osoby funkcyjne dostały niezbędne wyposażenie.
  4. Zaradź wszelkim „usterkom z ostatniej chwili”, np. brak oceniającego lub nieoczekiwana zmiana sali. Do Ciebie należy reakcja na nieprzewidziane okoliczności, np. dzwoniący telefon, brak światła.

W trakcie spotkania:

  1. Rozpocznij spotkanie – ten moment może być stresujący, dlatego przygotuj się dobrze z tematu spotkania (szczególnie pierwsze zdanie) — możesz używać notatek.
  2. Działaj zgodnie z agendą, przedstawiając kolejne osoby.
  3. Przedstaw pytanie dnia – upewnij się, że pierwszą osobą pytaną nie jest gość. Przypomnij, że każdy ma jedynie 30 sek. na udzielenie odpowiedzi. Dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował czas przeznaczony na prezentację.
  4. Nie zapomnij o ciekawych przejściach pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania – dobre spotkanie przebiega gładko. Jednym ze sposobów na to jest dobranie krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem i wtrącanie ich pomiędzy każdą częścią. Przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia.
  5. Pamiętaj o inicjowaniu oklasków – Twoim zadaniem jest inicjowanie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o uściskach dłoni wprowadzających osoby na środek i po zakończeniu ich wystąpienia.
  6. Czas – spotkania rozpoczynają się punktualnie o 18:30. Jeśli musisz z jakichkolwiek powodów opóźnić rozpoczęcie spotkania, punktualnie o godzinie 18:30 ogłoś, że oficjalne rozpoczęcie odbędzie się np. o 18:40. Kontroluj przebieg spotkania (pod względem czasu) – trzymaj się agendy. Pilnowanie czasu zostanie ocenione przez Głównego Oceniającego. Jeśli mówcy przekraczają czas Ty musisz podjąć decyzję o skróceniu kolejnych części programu. Ty (a nie kontroler czasu!) odpowiadasz za to, żeby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.
  7. Przygotuj się na zapełnianie luk czasowych.
  8. Zapobiegaj niepotrzebnym komentarzom oraz wtrącaniu się publiczności. Komentarze mogą być dowcipne, ale także mogą rozpraszać, a nawet denerwować. Uczestnicy mogą zabierać głos jedynie poproszeni o to przez prowadzącego Gorące Pytania lub Toastmastera.
  9. Nie przepraszaj – to jest podstawowa i bardzo ważna maksyma Toastmasterów: nie przepraszaj. Jeśli coś idzie źle, rzadko kiedy ktoś to zauważy.  Jeśli coś zabawnego się przydarzy – Żartuj z tego!
  10. Odpowiadasz za dobre samopoczucie gości i członków klubu, brak nudy i energię spotkania! Inspiruj do dobrej zabawy. Pamiętaj jednak, że kreatywność zawsze się liczy i potraktuj poniższe wskazówki jedynie jako dobre rady … ale przede wszystkim: Baw się dobrze!
  11. Oddaj głos Prezesowi na zakończenie spotkania.

Po spotkaniu:

  1. Odbież swój podręcznik od swojego oceniającego.