Toastmaster

Toastmaster Wieczoru

To życzliwy gospodarz prowadzący spotkanie zgodnie z agendą. Toastmaster Wieczoru dba o pozytywną atmosferę spotkania, zapowiada każdego mówcę i prowadzi temat dnia. Toastmaster to najważniejsza rola podczas spotkania. Spraw, by uczestnicy czuli, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Twoje korzyści

Zarządzanie ludźmi

To Ty w głównej mierze decydujesz kto przejmie jaką rolę podczas spotkania. A nawet jeśli zadanie wyboru uczestników spotkania delegujesz komuś innemu to… delegowanie też jest zarządzaniem ludźmi. Te czynności zapewne wyzwolą w przyszłości w Tobie (jeszcze) większą pewność siebie w zarządzaniu.

Praca w zespole

Aby spotkanie mogło przebiegać według zamierzeń nie wystarczy samodzielna praca Toastmastera. Warto niektóre zadania delegować lub wykonać je z pomocą innych. Przykładowo potrzebujesz znaleźć osoby, które podejmą się ról? Możesz poprosić o pomoc głównego oceniającego.

Występowanie publiczne w cieni innych

Toastmaster Wieczoru to osoba, która prowadzi słuchaczy poprzez kolejne etapy spotkania. Nie jest to jednak główna gwiazda wieczoru. Gwiazdorami numer jeden są mówcy. Rola Toastmastera może zatem nauczyć pokory i umiejętności występowania w cieniu tych, którzy z natury mają błyszczeć.

Występowanie na scenie

Bycie Toastmasterem Wieczoru to jeden wielki występ. Toastmaster Wieczoru, oprócz opracowania i wygłoszenia mów odnoszących się do tematu spotkania, występuje na scenie kilkanaście razy. Warto wykorzystać tę możliwość. Zapisz się na rolę w easy speaku ( możesz to zrobić tu )

Wytyczne

Przygotowanie do spotkania

  1. Jeżeli po raz pierwszy chcesz pełnić tę funkcję, spytaj o aprobatę swojego mentora i/lub VPE.
  2. Poproś swojego mentora, aby był tego dnia na spotkaniu w celu udzielenia Ci informacji zwrotnej.
  3. Wybierz temat, który pobudzi wyobraźnię uczestników, a Tobie pozwoli zgromadzić materiał wystarczający na całe spotkanie. Postaraj się, by temat przewijał się przez całe spotkanie, nie tylko na jego początku. Wpisz temat spotkania na Easy-Speak odpowiednio wcześniej, aby znalazł się na agendzie spotkania poprzedzającego.
  4. Przekaż Wiceprezesowi ds. PR temat i opis spotkania, coś o sobie i zdjęcie nawiązujące do tematu spotkania (najpóźniej 7 dni przed spotkaniem, choć dobrą praktyką jest wysłanie 10 dni wcześniej, aby wydarzenie na Facebook pojawiło się w dniu spotkania poprzedzającego). Uzupełnij temat spotkania na Easy-Speak na tyle wcześnie, aby znalazł się w agendzie na spotkaniu poprzedzającym.
  5. Przygotuj pytanie dnia – związane z tematem, które nie będzie zbyt trudne lub zachęcające do ględzenia. Osobiste doświadczenia są najlepszym źródłem inspiracji.
  6. Potwierdź obecność osób funkcyjnych, mówców oraz postaraj się obsadzić wszystkie brakujące role. Lista osób biorących udział w spotkaniu dostępna jest w programie Easy-Speak. Mówcy powinni podać swoich oceniających (ale znalezienie oceniającego w przypadku braku obsadzenia roli jest obowiązkiem Toastmastera Wieczoru).
  7. Dowiedz się, jaki jest temat każdej z mów, który projekt jest realizowany przez mówcę i jakie są cele tych projektów.
  8. Przygotuj i wydrukuj agendę spotkania dla wszystkich uczestników spotkania. Agendę drukuje się z programu Easy-Speak za pomocą przycisku „Detail”.
  9. Wymyśl, w jaki sposób ustawić się do zdjęcia grupowego nawiązującego do tematu spotkania. Przemyśl w jaki sposób zaaranżujesz scenę i miejsca dla widowni.
  10. Porozmawiaj z Dyrektorem ds. Administracyjnych i upewnij się, że wszystkie niezbędne materiały będą dostępne na spotkaniu.

Tuż przed spotkaniem

  1. Rozłóż agendę i jeśli potrzebujesz, udekoruj salę i/lub przygotuj pomoce wizualne.
  2. Rozpakuj zestaw Toastmastera – zestaw zawiera instrumenty dla osób funkcyjnych i inne pomocne narzędzia (np. roll-up klubowy). Upewnij się też, że wszystkie osoby funkcyjne dostały niezbędne wyposażenie.
  3. Zaradź wszelkim „usterkom z ostatniej chwili”, np. brak oceniającego lub nieoczekiwana zmiana sali. Do Ciebie należy reakcja na nieprzewidziane okoliczności, np. dzwoniący telefon, brak światła, brak wody do picia dla widowni.

W trakcie spotkania

  1. Rozpocznij spotkanie – ten moment może być stresujący, dlatego przygotuj się dobrze z tematu spotkania (szczególnie pierwsze zdanie) — możesz używać notatek.
  2. Działaj zgodnie z agendą, przedstawiając kolejne osoby. Postaraj się w miarę możliwości jak najmniej na nią spoglądać podczas przedstawiania kolejnych elementów.
  3. Przedstaw pytanie dnia – upewnij się, że pierwszą osobą pytaną nie jest gość. Przypomnij, że każdy ma jedynie 30 sek. na udzielenie odpowiedzi i przypomnij, że chronometrażysta zasygnalizuje upływ czasu podniesieniem czerwonej flagi. Dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował czas przeznaczony na prezentację.
  4. Nie zapomnij o ciekawych przejściach pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania – dobre spotkanie przebiega gładko. Jednym ze sposobów na to jest dobranie krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem i wtrącanie ich pomiędzy każdą częścią. Przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia.
  5. Pamiętaj o inicjowaniu oklasków – Twoim zadaniem jest inicjowanie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o uściskach dłoni wprowadzających osoby na środek i po zakończeniu ich wystąpienia.
  6. Czas – spotkania regularne klubu Silesia Toastmasters rozpoczynają się punktualnie o 18:30. Jeśli musisz z jakichkolwiek powodów opóźnić rozpoczęcie spotkania, punktualnie o godzinie 18:30 ogłoś, że oficjalne rozpoczęcie odbędzie się np. o 18:40. Kontroluj przebieg spotkania (pod względem czasu) – trzymaj się agendy. Pilnowanie czasu zostanie ocenione przez Głównego Oceniającego. Jeśli mówcy przekraczają czas Ty musisz podjąć decyzję o skróceniu kolejnych części programu. Dla przykładu, jeśli spotkanie rozpoczęło się z opóźnieniem, możesz ograniczyć pytanie dnia tak, aby odpowiadali na nie tylko chętni. Ty (a nie kontroler czasu!) odpowiadasz za to, żeby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.
  7. Przygotuj się na zapełnianie luk czasowych.
  8. Zapobiegaj niepotrzebnym komentarzom oraz wtrącaniu się publiczności. Komentarze mogą być dowcipne, ale także mogą rozpraszać, a nawet denerwować. Uczestnicy mogą zabierać głos jedynie poproszeni o to przez prowadzącego Gorące Pytania lub Toastmastera.
  9. Nie przepraszaj – to jest podstawowa i bardzo ważna maksyma Toastmasterów: nie przepraszaj. Jeśli coś idzie źle, rzadko kiedy ktoś to zauważy.  Jeśli coś zabawnego się przydarzy – żartuj z tego!
  10. Odpowiadasz za dobre samopoczucie gości i członków klubu, brak nudy i energię spotkania! Inspiruj do dobrej zabawy. Pamiętaj jednak, że kreatywność zawsze się liczy i potraktuj poniższe wskazówki jedynie jako dobre rady, ale przede wszystkim: baw się dobrze!
  11. Przed rozpoczęciem głosowania upewnij się, pytając chronometrażystę, czy każdy z mówców zmieścił się z mową w wymaganym czasie i bierze udział w konkursie.
  12. Oddaj głos Wiceprezesowi ds. Edukacji na ogłoszenie wyników głosowania po przedstawieniu wszystkich raportów.
  13. Oddaj głos Prezesowi na zakończenie spotkania na przedstawienie ogłoszeń.

Po spotkaniu

  1. Zapoznaj się z informacją zwrotną otrzymaną na kartkach od uczestników spotkania.

W razie pytań skontaktuj się ze swoim mentorem lub Wiceprezesem ds. Edukacji.

Plik do wydruku